Možnosti užití - využití ve firmách

Abakowiki pomáhá zvýšit produktivitu práce. Podívejte se, jakým způsobem.

1) Umožňuje hromadnou spolupráci lidí

Abakowiki usnadňuje lidem spolupráci nad informacemi. Nové téma může do Abakowiki vložit libovolný uživatel a další uživatelé mohou vložené informace aktualizovat a doplňovat. Abakowiki udržuje historii všech změn a lze také snadno dohledat autory jednotlivých změn.

Díky těmto vlastnostem je Abakowiki ideální prostředek pro vytváření nových dokumentů, které může ihned po jejich vzniku kdokoli doplnit relevantními informacemi k dané práci nebo projektu. Není nutné čekat na dokončení oběhu dokumentu všemi odděleními, která postupně vznášejí připomínky. Abakowiki velmi urychlí a zpřehlední tok informací a práci s nimi.

Abakowiki proto zvyšuje produktivitu práce na projektech, či při vývojových a výzkumných aktivitách.

2) Snižuje objem e-mailové komunikace

Abakowiki snižuje objem e-mailové komunikace, protože je výhodnější sdílet informace pomocí wiki než pomocí e-mailů. E-mailová komunikace se vyznačuje tím, že na základní zprávu se nabalí mnoho dalších zpráv, které vytvoří nepřehledný balast. Tyto doprovodné e-maily obsahují např. drobná doplnění předchozích e-mailů nebo to mohou být kopie, zasílané lidem, kteří je nechtějí, případně nepotřebují.

Při tomto postupu se může stát, že potřebné informace jsou tam, kde být nemají, zatímco jinde jsou tyto informace netrpělivě očekávány. Řešení vzniklé situace může být náročné na čas i nervy všech zúčastněných. Budete-li používat Abakowiki, popsané problémy nevzniknou. Při práci s dokumenty, které mají dlouhodobější informační hodnotu nebo při spolupráci větší skupiny lidí nad takovýmito dokumenty, je mnohem výhodnější používat wiki místo e-mailu.

Ve wiki snadno dohledáte vývoj názorů, požadavků a námětů od začátku prací až po konečné rozhodnutí o řešení problému. Každý ze zúčastněných bude po každé změně upozorněn na změnu a bude tak průběžně informován o všech změnách, které byly ve wiki provedeny. Žádná informace nezapadne, nic nebudete pracně dohledávat ve starých e-mailech, ve své wiki naleznete vše a navíc chronologicky a logicky uspořádané.

Používáním Abakowiki odstraníte nebo výrazně snížíte objem e-mailové komunikace při:

• zasílání návodů a dokumentace
• zasílání komentářů a poznámek k projektům
• zasílání libovolných informací s delší informační hodnotou

3) Usnadňuje přístup k aktuálním informacím

Údaje, uložené v Abakowiki, jsou odkudkoli snadno a rychle dostupné, protože jsou uloženy na jediném místě, kde jsou i aktualizovány. Jestliže v reálném světě nastane nějaká změna, která by se měla promítnout i do informací, uložených v Abakowiki, může kdokoli z oprávněných uživatelů tuto změnu do wiki zaznamenat a zpřístupnit ji tak i ostatním uživatelům. To činí z Abakowiki vhodný nástroj pro ukládání a zpřístupnění znalostí.

Uvedené vlastnosti Abakowiki s výhodou užije každé středisko podpory a nebo call centrum, kde korektní a rychle dostupné informace jsou klíčovým faktorem úspěchu.

Po nasazení Abakowiki nebudete mařit čas vyhledáváním aktuálních informací, což se příznivě odrazí v produktivitě vaší práce.

4) Snižuje rizika při odchodu zkušených zaměstnanců

Abakowiki vám pomůže snadněji se vypořádat se s odchodem vašich zkušených zaměstnanců (např. do důchodu). Každý zaměstnanec, který z firmy odchází, si s sebou odnáší řadu informací, které jsou pro firmu důležité a které v budoucnu můžete postrádat. Jestliže však využíváte podnikovou wiki, zaměstnanci mají k dispozici platformu, do které mohou ukládat své znalosti a zkušenosti. Tak lze snížit riziko ztráty cenných zkušeností a potřebných znalostí, které sebou nese přirozená obměna vašich spolupracovníků.

5) Pomáhá rychleji zaškolit nové zaměstnance

Aby byl nový zaměstnanec co nejrychleji pro firmu přínosem, je nutné, aby co nejdříve získal potřebné znalosti. Předávání znalostí je však dlouhodobý proces a málokdy se stane, že nový pracovník získá všechny potřebné informace hned po prvním vysvětlení problematiky.

Firemní wiki však pomáhá proces zaškolování urychlit, protože jsou v ní uloženy všechny potřebné informace, ke kterým se nový zaměstnanec může vždy vrátit, osvěžit si nově získané znalosti a navíc se dozvědět i o jiných věcech.

Abakowiki také šetří čas zkušenějších zaměstnanců, kteří se jinak musí novým zaměstnancům více věnovat a opakovaně vysvětlovat stejné věci. Využívání Abakowiki umožní novým zaměstnancům se rychleji zapracovat, protože mají k dispozici psané návody.

6) Umožňuje získat zpětnou vazbu od zákazníků

Vybrané stránky vaší Abakowiki můžete zpřístupnit i vašim zákazníkům. Ti se k nim snadno dostanou přes internet. Můžete např. vytvořit stránku o konkrétním výrobku a umožnit tak vašim zákazníkům o výrobku či službě diskutovat. Firma, která takto využívá Abakowiki, tak může získávat užitečné informace a podněty, umožňující další inovace produktu nebo rozvoj jejích služeb.

Tyto zákaznické stránky je možné zpřístupnit buď jen některým specifickým zákazníkům anebo všem uživatelům internetu a vytvořit tak uzavřený systém zpětné vazby mezi dodavatelem a jeho zákazníky. Výhoda takového systému spočívá v tom, že přístup k těmto informacím mohou mít přímo i dodavatelé, čímž se zrychlí přenos informací a zkrátí reakce na potřeby trhu.

7) Pomáhá definovat vnitřní procesy a pravidla firmy

V každé organizaci je nutné znát vnitřní pravidla a je nezbytně nutné vědět, jak standardně reagovat v určitých situacích. Stručně řečeno je nutné mít nastavené alespoň základní procesy. V organizacích, které nemají zavedený žádný standardní nástroj na dokumentování procesů (jako je např. ISO9001), je Abakowiki ideálním nástrojem, kde zaměstnanci mohou navzájem nastavit vnitřní fungování firmy do co možná nejefektivnější podoby a zavést tak optimalizované procesy. Abakowki je velmi prospěšná především pro určování pravidel, povinností a kompetencí na rozhranních jednotlivých oddělení, kde bývají největší problémy s toky správných dat, případně zboží.